第三，介绍本次会议的具体目的!我们得让大家明白这场会议的具体目的是什么？不是我们所有人进来都像行尸走肉一样来开会，说人家通知我来，我就来了，但他并不知道自己为什么来开会。我们想一下这样的会议何谈效率呢，而这个具体的目，会决定这场会议怎么开，以及开一些什么样的内容！这个很好理解!○根据会议记录和会议邀请，核对会议职权范围内的名单！确保它们的一致性.○确保移除那些仅作为代理人与会的人!许多人在有问题的会议结束后忘记移除名字!
在8ManagePMO，不仅可以实时更新、收集记录会议信息，还可以根据每次会议期间做出的决定自动更新工作流程.系统的自动化工作流程和跟踪工具有助保持项目进展，可帮助节省时间并促进项目每个阶段的参与.管理良好的项目会议可以让团队克服分心和障碍以取得成果。突然被叫上台哑口无言，面红耳赤的尴尬处境你有过吗？在生活中，你是职场人事业好或是公司领导，还是学生，咱们平时都随时可能让你临时主持一场会议或活动。那我们怎么把它做好呢？会议主持人怎么去主持一场会议呢？我们从开头说起，先从会议主持人的开场白说起，如何做好一场会议的开场白？接下来给到大家的是一个非常实用的模板，如果你平时的会议开场做的不够好的话，可以按照我的模板来套。
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因为这一句问候就是在提醒大家，我们的会议开始了，这本身就是一种仪式感，所以建议你在主持会议的时候，这个仪式感，是非常有必要存在的，当然仪式感也不是只有问候，也可以选择一起唱个歌儿，在开场的时候唱一下公司的司歌，那也是可以的，就看你们自己了，总之有总比没有要好!第二，介绍本次会议的主题.仪式感结束之后，要开始介绍本次会议的主题！来举个例子：“今天我们知道会议的主题是团队认知、团队协作”，告诉大家这场会议的主题是什么，让大家清楚.
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你是否曾经遇到过这样的的情况：你认为是简单的项目会议，但结果却是痛苦且无效的？是否有与会者一开始就不高兴，会议再也没有恢复？虽然可能存在一些无法避免的情况！比如，参与者有不同的议程，在会议破坏项目对他们有利.也许个人认为你（或发起人//项目团队）冒犯了他们，他们只是想报复。还有更糟糕的，他们喜欢将对抗作为工作的一部分。这是个难以处理的局面!然而，聪明的PMO/项目经理应该意识到这种处境，并有希望预料到这一点！
他们可能发送单独的电子邮件!一，设计一个仪式感。我们看一下普通的会议主持是怎么开场的：“唉，大家都到了吧，看一下各部门都没有到齐哈，到了之后我们就开会了”，常规的普通的会议主持是不是这样的？当我们以这样非常散漫的方式来做会议的开场，显然大家很难进入到真正的会议角色当中，就是我们还没有真正的进入到角色里面，我们怎么样能够把一场会议开呢？是非常困难的!所以我们要设计一种仪式感，比如说简单的方式就是集体问候，“我可以让群里人起立嘛”，集体地问候大家，“大家上午好”，又是大家集体回应：“上午好”，然后请坐，一个简单的问候，就可以让大家尽快的进入到会议的角色和状态里面去!
这可能会让他们潜意识地认为，如果你不能组织后勤工作，材料和推荐信是否还可信？这种情况类似于你的演示文稿中出现计算错误等.信誉很快会丢失，你将无法做出你需要的决定，还要花时间安抚别人！在执行变更的多年经验里，专注于细节是有好处的！这里有一些简单的建议：○根据会议材料中列出的与会者仔细检查分发名单!不要简单地剪切和粘贴以前分发的电子邮件列表，它们通常会过时。○确保记下所有代理.有些人不使用原始的会议请求进行代理.
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有时，除了上面列出的要点之外，这种行为还有一个简单的原因!我们每个人都想被重视，被尊重。所以，花点时间想想你在没有收到会议材料时的感受。也许没有正式列入邀请行列!你到了会议室，看到其他人都有资料，而你没有！很多人会把它当作简单的疏忽，但如果有人受到压力，他们可能会做出不良反应，并且可能会破坏会议!比如说，你在主持电话会议，一个人在电话上说他们没有材料，然后另一些人会补充说，他们也没有！虽然这看起来不是个大问题，但所有的与会者潜意识里可能会认为你没有将后勤工作组织好!
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